13/07/2017

Arquivo Pessoal: Todo Mundo Precisa Dele

Meu arquivo é meu amigo.


Introdução 



Recentemente falamos sobre o mínimo do home-office e hoje vamos falar mais sobre um de seus elementos: o arquivo, que pode ser de aço ou de outros tipos mais leves e práticos.

Conforme já expliquei:
Cara, ter um arquivo é essencial mesmo, pois precisamos de um lugar seguro para guardar documentos importantes como diplomas (universitário ou do ensino médio, por exemplo) e também vários recibos que ao longo do ano serão usados para pedir restituição no imposto de renda.
Sabemos que o mundo atual tem aplicativos excelentes como o Camscanner, ainda mais se combinado com o Dropbox ou fazer um backup redundante em nuvem, mas ele não serve para todos os documentos, principalmente os que gozam de fé pública como certidões, carteira de trabalho e declarações emitidas por órgãos públicos. 

Também podemos guardar cartões de memória ou pendrives em pastas suspensas.

Além disso, se você tem filhos pequenos, a necessidade de arquivar papel pode duplicar.

Recomendo ainda a utilização de um rotulador eletrônico ao invés de fazer etiquetas manuscritas.


Categorias Comuns

Divisão interna da pasta suspensa - categoria "Notas Fiscais" : com plásticos de fichário.

É essencial dividir a documentação em categorias. Cada um sabe quais categorias utiliza, mas as mais comuns são:

  • 1 - Aluguel ou Imobiliária - pasta com contrato e comprovantes de pagamento, inclusive as relativas ao condomínio
  • 2 - Carro - com tudo sobre o veículo, inclusive documentos relativoS ao seguro. 
  • 3 - Casa ou Apartamento - para quem tem imóvel próprio, pasta com contrato de compra e venda, certidão de ônus reais e comprovantes de pagamento, inclusive os relativos ao condomínio e seguro, se houver.
  • 4 - Cursos Livres - com os certificados de conclusão de cursos livres e não acadêmicos, desde que sejam de menor importância.  
  • 5 - Concessonárias - Light (energia), Ampla (energia), CEG (gâs), TIM (telefone, internet), CEDAE (energia) etc. Pasta com contrato e comprovantes de pagamento, quando não se colocou no débito automático.
  • 6 - Notas Ficais - apenas de aparelhos de maior valor, como geladeira, lavadora etc.  Guarda-se também aqui a garantia. Gosto de dividir o conteúdo pelo cômodo onde está localizado o bem móvel. 
  • 7 - Manuais - apenas quando não se preferir usar o dropbox ou site semelhante para guardar a versão em PDF.
  • 8 - Bancos - documentos importantes como contratos e cheques.
  • 9 - Exames ou Saúde - com exames e receitas médicas úteis.
  • 10 - Plano de Saúdedocumentos importantes como contrato e recibos de reembolso.
  • 11 - Trabalho - com tudo de importante sobre cada empregador que você já teve.

 Categorias Especiais



Para os documentos pessoais mais importantes


Tudo que mencionei até agora é padrão. Gosto de destacar duas regras:

  • Imposto de renda Uma Pasta só para o imposto de renda: com recibos de médicos, dentistas e demais pagamentos deduzíveis, pois esses recibos têm uma importância maior.
  • Documentos PessoaisUma pasta só para documentos pessoais: gosto de usar uma pasta suspensa sanfonada como no modelo acima para guardar meus documentos pessoais mais importantes.
Ex.: como certidão de nascimento; documentos trabalhistas, como CTPS e certidão de tempo de contribuição; e documentos acadêmicos, como diplomas.
  • Chaves - Você também pode guardar chaves no arquivo com um organizador da marca Acrimet, como na imagem abaixo.


Pragas e Insetos 


Eu que fiz.

Gosto também deixar um saquinho com cravo da índia dentro do arquivo, para afastar insetos, como traças, conforme imagem abaixo. 

Outra opção é usar pastilhas de cânfora refinada.


Conclusão


Enfim, mesmo na era digital, continuamos precisando guardar papel com o máximo de cuidado e um arquivo de pastas suspensas é excelente para isso.


Grande abraço!


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Sites consultados:



  • http://www.organizesuavida.com.br/portal2010/materias/ver/303/ 
  • http://efetividade.net/2008/02/escritorio-domestico-como-arquivar-documentos-pessoais.html 
  • http://efetividade.net/2007/01/rotulador-eletronico-ferramenta-chave-para-melhorar-a-organizacao-domestica-e-profissional.html 
  • http://efetividade.net/2008/07/home-office-10-dicas-para-melhorar-seu-escritorio-domestico.html 
  • http://efetividade.net/2009/01/organize-seus-documentos-em-casa-ainda-estamos-no-comeco-do-ano.html 
  • http://www.murielandrea.com.br/2014/09/como-organizar-o-arquivo-de-pastas.html 
  • http://www.acrimet.com.br/site/pt/produto/174/Organizador-de-chaves---Pasta-Suspensa---Para-24-chaveiros

5 comentários:

  1. É um trambolho. Prefiro me livrar de papel. O que tenho de papelada fica apenas numa pasta, onde cabe de boa. Pago tudo on line, não preciso guardar comprovantes. Na mesma pasta ficam documentos pessoais que todo mundo tem, escrituras de imóveis, certidões minha e de minha filha, certificados e diplomas. Foi a primeira providência que tomei quando quis me "Limpar" mais das tralhas: não guardar muito papel. Com esforço, uma pasta gordinha dá conta de tudo.

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    1. Uma pasta com divisórias é uma solução prática.

      Com a chegada do primeiro filho imagino que a quantidade de papel deve aumentar bastante, principalmente quando chegar a época da escola, quando alguns pais selecionam trabalhos escolares dos pimpolhos para guardar de recordação.

      abç!

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    2. Rapaz, parabéns pelo rebento. :-) (pelo que entendi, vc será pai... ou isso foi uma colocação genérica?)
      Filho é aquela coisa, um dia surge. Se vc for fértil, a qualquer hora acontece. Nem vasectomia é 100%. Eu mesmo, após a primeira, cortei os ductos. Mas foi bem esclarecido que falhas podem acontecer... Veremos. Ando fazendo o teste.
      Quanto aos papéis escolares, irão para o quarto de minha filha. Chega de papelada ao meu redor!

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    3. Ops! Foi uma colocação genérica. A vasectomia é uma boa ideia e merecia um post contando sua experiência.
      100% só a morte e os impostos, hehe.

      abç!

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    4. Já pensei em falar sobre isso... Mas pareceu muito íntimo. Afinal, é MEU saco. :-)

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